O documento, mesmo que possua todas as propriedades físicas e químicas que o faça durar séculos, sofre várias influências que podem prejudicá-lo. Pode-se, então, dividir em três classes os fatores que ocorrem para danificar os documentos: químicos, físicos e biológicos
Para se falar em fatores químicos, deve-se dividi-los em sua natureza: os de natureza intrínseca que tem origem no processo de manufatura do suporte e os de natureza extrínseca originados do meio ambiente na forma de poluição atmosférica, das tintas que são elementos fundamentais nos documentos gráficos, pelo contato de documentos não ácidos com materiais acidulados e pela poeira.
O papel, é composto basicamente de fibra de celulose e aditivos sendo que estes contribuem para obtenção de papéis mais lisos e homogêneos, com melhor acabamento e mais aptos a impressão. Estes aditivos em condições apropriadas de temperatura e umidade reagem entre si, formando ácidos que destroem o papel. Outro fator de deterioração intrínseca, nos papéis é o uso de fibras não purificadas, isto é, das quais não se removeu a lignina. A lignina afeta a resistência do papel envelhecendo-o rápido, desencadeando um acelerado processo ácido. O papel ácido se apresenta geralmente duro e frágil e em geral escurecido.
Para reforçar a qualidade e destruir a acidez que vem do exterior, o papel deve conter uma reserva alcalina que neutraliza os ácidos, de preferência durante a sua fabricação. Se for adicionado ao papel Carbonato de Cálcio ou de Magnésio na quantidade mínima de 2% ele se torna alcalino. No entanto a alcalinidade, quando muito alta, não pode ser considerada como fator de segurança, pois o material fica sujeito a ataque biológico.
Em um documento, o índice de pH de 0 a 6,9 é comprovante de acidez, e de 7,1 a 14 da alcalinidade do papel. Os valores mais seguros ficam entre 6.2 a 6,7 se não ocorrer riscos de um ataque biológico, e caso contrário, o valor mais seguro está entre 8,5 a 9,5.
A desacidificação é a técnica de restauração, pela qual os elementos ácidos são tratados para aumentar o pH com o intuito de lhes respeitar a integridade física. A desacidificação é provavelmente o processo mais importante na preservação de papéis. No entanto, para este processo dar resultado, é necessário que, além de neutralizar a acidez se forneça também, uma reserva alcalina que previna ataque futuros.
Um método ainda muito utilizado hoje em dia, é o banho químico com hidróxido de cálcio ou com o hidróxido de magnésio. Este tratamento só é indicado quando a tinta dos documentos não é solúvel em água.
Em 1981, a NASA começou um novo processo com o dietil-zinco mais conhecido pela sigla DEZ. O processo DEZ produz uma retirada da acidez homogênea e uma reserva alcalina suficiente e, permite tratar 5000 volumes em uma só operação. O uso do DEZ aumenta a durabilidade do papel para 5-6 séculos. Seu uso implica em custo elevado e, além disso, é um produto instável necessitando grandes precauções em seu emprego.
O branqueamento do papel é uma operação estética e como tal deve ser prevista no planejamento de preservação. Os métodos de branqueamento não devem ser prejudiciais à obra, como é o caso do permanganato de potássio que possui efeito danoso ao papel. O mais utilizado, inclusive no Brasil, é o banho com o oxidante hipoclorito de sódio em água deionizada, que procede ao clareamento das folhas. Depois com hipossulfito de sódio para neutralizar a ação do hipoclorito e, por último se utiliza o banho com hidróxido de cálcio para alcalinizar os papéis assim processados. Esse método tão demorado e trabalhoso vai trazer certos danos à obra, somente sendo utilizado quando necessário.
A poluição atmosférica, como causa extrínseca, está associada às cidades e às industrias e é uma das causas da degradação química no papel. A poluição gasosa é causada pela queima de combustíveis, indústrias, etc. e inclui poluentes ácidos como o dióxido sulfúrico e poluentes oxidantes como o ozônio. O dióxido sulfúrico presente no ar em qualquer concentração, é prejudicial ao papel pois em contato com documentos produz o ácido sulfúrico. Esses poluentes também causam danos nos materiais fotográficos, filmes fotográficos e as fotografias são vulneráveis ao sulfeto de hidrogênio, dióxido sulfúrico, peróxido de hidrogênio e a certos vapores orgânicos.
A poeira não só constitui um mal estar para quem cuida dos documentos, como também é um agente destruidor pela ação cortante de suas pequenas partículas minerais. A poeira é uma mistura de detritos de substâncias, orgânicas e inorgânicas, entre as quais encontram-se agentes biológicos tidos em suspensão ou postos em movimento pelas correntes aéreas. Sua constituição revela os fatores nocivos que contêm, especialmente se provêm de estações ferroviárias, oficinas, indústrias e ruas poeirentas. A poeira possui partículas quimicamente inertes, porém ácidas. Esta acidez é transmitida por contato ao material documental, ocasionando danos químicos.
A forma de manter estes fatores de destruição fora de ação é utilizar equipamentos que contenham filtros que absorvam os gases poluidores, filtrem o ar e, principalmente, a higienização do acervo. É interessante que o ar seja filtrado de forma a eliminar 95% das partículas de poeira e é recomendável que em áreas de poluição intensa se utilize o ar condicionado central para favorecer todo o acervo
A tinta, também pode vir a ocasionar danos aos materiais do acervo. Os tipos de tintas mais utilizados são: as tintas a base de fuligem também chamadas de nanquim, as tintas ferrogálicas ou de ferro que é o resultado da combinação de um composto ácido ( ácido gálico ) e sal de ferro ( sulfato de ferro ). O primeiro não é agressivo e tem boa permanência e a segunda considerada comercialmente como permanente por ser insolúveis em água possui grande instabilidade química, sendo o motivo dos maiores danos que sofre a documentação escrita com esse tipo de tinta.
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